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Fiche client : que noter, et quoi laisser de côté
Une bonne fiche client fait gagner deux minutes à chaque visite et évite les erreurs qui coûtent cher, comme une allergie oubliée. Elle doit rester courte. Voici quoi y mettre, métier par métier.
Le socle, pour tous
- Nom, prénom et téléphone. Le numéro sert aussi à retrouver la fiche en quelques chiffres.
- La date de la première visite, pour savoir depuis quand le client vous fait confiance.
- Les allergies et contre-indications, en haut de la fiche, là où on ne peut pas les manquer.
En coiffure
La nature des cheveux, la formule de coloration avec les temps de pose, la date de la dernière couleur. Notez aussi la date du test d'allergie : les fabricants de colorations le recommandent 48 heures avant, et c'est la première chose qu'on cherche quand une cliente revient après six mois.
En esthétique et en onglerie
Le type de peau, les produits qui ont réagi, les soins déjà faits. En onglerie, la forme, la longueur, la couleur de la dernière pose et l'état des ongles naturels. Une photo de la dernière pose vaut souvent mieux qu'une longue description.
En coaching et en bien-être
L'objectif du client, ses blessures, ce qu'il ne faut pas lui faire faire. En massage, la pression préférée et les zones à éviter. Après chaque séance, une ligne sur ce qui a été fait suffit pour préparer la suivante.
Ce qu'il vaut mieux ne pas noter
- Vos impressions personnelles sur le client : il peut demander à voir ce que vous gardez sur lui.
- Des informations de santé qui ne changent rien à la prestation.
- Ses numéros de carte ou de compte mobile money.
Remplir la fiche sans y passer la soirée
Notez juste après le client, pas le soir de mémoire. Pour commencer sur papier, prenez notre modèle de fiche client. Dans OnTime, ces cases deviennent des champs de la fiche client, et les notes IA rédigent le compte rendu d'un entretien à votre place.
Mis à jour le 30 septembre 2026
Les questions qu'on nous pose
Le temps utile à la relation. En Europe, le RGPD demande de ne pas garder les données plus longtemps que nécessaire : supprimez les fiches des clients partis depuis longtemps.
En Europe, oui : il peut demander à consulter les informations que vous gardez sur lui.
Le papier suffit pour commencer. Un logiciel devient utile quand plusieurs personnes doivent lire la même fiche, ou quand vous cherchez un client par son numéro.
À lire ensuite
- Modèle de fiche clientUne fiche client vierge pour votre métier, à imprimer ou à enregistrer en PDF.
- Fiches clientsUne fiche par client, avec l'historique des visites, vos propres champs, les notes et les documents.
- Instituts de beautéSoins du visage, épilations et soins du corps réservés selon leur durée, avec type de peau et décharges sur la fiche.
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